Tugas APSI 1: Sistem Informasi Akuntansi

SIA: Sistem Akuntansi Aset Tetap

Deskripsi Sistem Informasi & Sistem Akuntansi Aset Tetap

    Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, dan data yang bekerja bersama untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi suatu organisasi atau bisnis. Sistem informasi dapat berupa sistem manual atau otomatis, dan terdiri dari berbagai komponen seperti basis data, jaringan komputer, perangkat lunak aplikasi, dan perangkat keras seperti komputer dan perangkat mobile. Sistem informasi dapat diterapkan dalam berbagai bidang seperti bisnis, kesehatan, pendidikan, pemerintahan, dan lain-lain.

    Pada contoh video yang diberikan, sistem akuntansi aset tetap adalah salah satu contoh penggunaan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi yang digunakan untuk memproses dan mengelola informasi keuangan dan akuntansi suatu organisasi atau perusahaan. Sistem akuntansi aset adalah contoh SIA yang memanfaatkan sistem informasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data terkait aset tetap suatu organisasi. Dalam hal ini, sistem informasi membantu mencatat akuisisi, pengembangan, pemeliharaan, dan penghapusan aset tetap, serta untuk melakukan perhitungan penyusutan atas nilai aset tetap yang dimiliki oleh suatu organisasi. Selain itu, sistem informasi dapat membantu organisasi dalam membuat keputusan tentang manajemen aset tetap, seperti memutuskan apakah harus meng-upgrade atau mengganti aset yang sudah tua. 

    Aset tetap adalah aset perusahaan yang memiliki wujud dan mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, seperti bangunan, peralatan, kendaraan, mesin, dsb. Aset tetap dimiliki untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, memiliki nilai yang relatif stabil dalam jangka waktu yang lama, dan tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam waktu dekat. 

Karakteristik dari aset tetap:

1. Frekuensi transaksi relatif sedikit, namun umumnya nilai transaksi besar.
2. Pengendalian sejak perencanaan.
3. Pengeluaran terkait dengan aset tetap berupa pengeluaran pendapatan dan pengeluaran modal.

Penggunaan aset tetap pada beberapa siklus bisnis:

1. Revenue Cycle: digunakan untuk mendukung proses penjualan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan.
2. Expenditure Cycle: digunakan untuk mendukung proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan.
3. Production Cycle: digunakan untuk mendukung proses produksi dan pemrosesan barang atau jasa yang ditawarkan perusahaan.
4. Payroll Cycle: digunakan untuk mendukung proses penggajian karyawan perusahaan.
5. GL & Reporting System: digunakan untuk mencatat dan melaporkan transaksi keuangan perusahaan.
6. Selling & Administration: digunakan untuk mendukung proses penjualan dan administrasi umum perusahaan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

    Secara umum, fungsi sistem informasi adalah untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, mengolah, menganalisis, dan menyebarkan informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi atau bisnis. Sistem informasi juga dapat digunakan untuk memudahkan pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional, serta mempercepat komunikasi dan kolaborasi antara individu atau departemen yang berbeda dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan teknologi sistem informasi untuk mengotomatisasi proses akuntansi dan keuangan, adapun fungsi dari SIA (Sistem Informasi Akuntansi):

• Mengumpulkan dan menyimpan data bisnis perusahaan secara efisien dan efektif.
• Mengumpulkan data yang dibutuhkan dari sumber-sumber dokumen terkait aktivitas bisnis.
• Melakukan pencatatan data transaksi ke dalam jurnal-jurnal akuntansi yang diperlukan.
• Mengubah data yang dikumpulkan menjadi informasi keuangan yang relevan.
• Menjadi sistem pengendalian keuangan yang dapat membantu dalam mengelola risiko keuangan perusahaan.

    Sistem informasi akuntansi aset/aktiva terdiri dari beberapa kelompk jaringan subsistem yang memiliki kegunaan sebagai berikut: 

Jaringan Subsistem SIA Aset Tetap

1. Sistem Pembelian Untuk mencatat harga pokok aset tetap dari pembelian
2. Sistem Perolehan Melalui Pembangunan Untuk mencatat harga pokok aset tetap dari pembangunan sendiri
3. Sistem Pengeluaran Modal Untuk mencatat tambahan harga pokok aset tetap melalui capital ependiture
4. Sistem Penghentian Pemakaian Untuk mencatat pengurangan harga pokok dan akumulasi penyusutan aset tetap yang dihentikan pemakaiannya, keuntungan dan kerugian yang timbul
5. Sistem Transfer Untuk mencatat transfer aset tetap dari satu pusat pertanggungjawaban ke pusat pertanggungjawaban yang lain
6. Sistem Revaluasi  Untuk mencatat transaksi penilaian kembali aset tetap
7. Sistem Akuntansi Penyusutan Untuk mencatat beban penyusutan aset tetap, termasuk perhitungan nilai residu dan umur manfaat aset tetap.

Definisi Stakeholder

    Stakeholder adalah pihak atau kelompok yang mempunyai kepentingan dalam suatu perusahaan atau organisasi, baik secara langsung maupun tidak langsung. Stakeholder pada sistem informasi merujuk pada pihak-pihak yang memiliki kepentingan dan berpengaruh terhadap sistem informasi, baik sebagai pengguna, penyedia, atau pihak terkait lainnya. Stakeholder ini dapat meliputi manajemen perusahaan, karyawan, pelanggan, pemasok, pemegang saham, dan pihak otoritas terkait. Keterlibatan stakeholder dalam pengembangan sistem informasi sangat penting untuk memastikan keberhasilan implementasi dan pemanfaatan sistem. 

    Stakeholder pada sistem informasi akuntansi aset tetap terdiri dari internal dan eksternal. Stakeholder internal meliputi manajemen perusahaan, departemen akuntansi, dan departemen pemeliharaan aset. Stakeholder eksternal meliputi investor, kreditor, dan regulator. Kedua jenis stakeholder ini memiliki peran yang penting dalam mengelola dan memanfaatkan informasi mengenai aset tetap perusahaan.

    Stakeholder internal berperan dalam mengembangkan dan mengelola sistem informasi akuntansi aset tetap, serta menggunakan informasi tersebut untuk pengambilan keputusan terkait aset tetap perusahaan. Sementara itu, stakeholder eksternal membutuhkan informasi mengenai aset tetap perusahaan untuk melakukan analisis kredit dan investasi, serta memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku.

User Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap

    User pada sistem informasi adalah seseorang atau kelompok yang menggunakan atau berinteraksi dengan sistem informasi untuk mencapai tujuan tertentu. User biasanya memiliki peran atau posisi yang berbeda dalam organisasi atau bisnis dan dapat memiliki level akses atau izin yang berbeda pada sistem informasi tersebut, tergantung pada tanggung jawab atau tugas mereka.

1. Manajemen perusahaan: membutuhkan informasi akuntansi aset tetap untuk membuat keputusan investasi dan pengembangan bisnis.

2. Manajemen Ases Tetap: mengatur penggunaan, pemindahan, pemberian otorisasi penghentian pemakaian aset tetap.

3. Karyawan: memerlukan akses ke informasi akuntansi aset tetap untuk melakukan tugas mereka, seperti melakukan perawatan dpean perbaikan terhadap aset tetap.

4. Investor: memerlukan informasi akuntansi aset tetap untuk menilai kinerja perusahaan dan potensi keuntungan investasi di masa depan.

5. Pemberi pinjaman: membutuhkan informasi akuntansi aset tetap untuk mengevaluasi kemampuan perusahaan dalam membayar pinjaman.

6. Pemerintah: memerlukan informasi akuntansi aset tetap untuk menilai pajak yang harus dibayar oleh perusahaan serta untuk memantau kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan standar akuntansi.

7. Masyarakat: berkepentingan untuk mengetahui informasi akuntansi aset tetap sebagai bagian dari informasi publik tentang kinerja perusahaan.

8. Programmer/Pengembang Sistem Informasi: memastikan bahwa SIA berfungsi dengan baik dari sisi teknis.

Inputan Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap

    Inputan pada sistem informasi akuntansi adalah data atau informasi yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diolah dan menghasilkan informasi akuntansi yang berguna bagi perusahaan. Secara umum beberapa inputan penting yang biasanya dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi aset tetap meliputi:

1. Identifikasi aset tetap: informasi mengenai jenis aset tetap, nomor identifikasi, dan lokasi.
2. Informasi akuntansi: informasi mengenai nilai perolehan, umur manfaat, metode penyusutan, dan akun akuntansi terkait.
3. Informasi pemeliharaan: informasi mengenai perbaikan, perawatan, dan perubahan yang dilakukan pada aset tetap.
4. Informasi pelaporan: informasi mengenai nilai aset tetap yang dilaporkan kepada pihak terkait, seperti manajemen dan pihak pajak.
5. Informasi inventaris: informasi mengenai jumlah dan kondisi aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan.

    Pada video tersebut data yang diperoleh (transaksi yang mengubah aset tetap) diantaranya adalah:

• Harga Perolehan Perolehan, Pengeluaran Modal, Revaluasi, Pertukaran, Penghentian pemakaian, Penjualan
• Akumulasi Penyusutan Penyusutan, Penghentian Pemakaian, Penjualan, Pertukaran
• Beban Depresiasi & Pemeliharaan Konsumsi bahan dan suku cadang, Konsumsi SDM, Konsumsi energi, Konsumsi peralatan, Konsumsi sumber daya lain

    Pada sistem informasi akuntansi aset tetap dilakukan kodifikasi (struktur kode aset tetap), jika perusahaan mempunyai berbagai jenis aktiva tetap yang tersebar di berbagai lokasi, sehingga dapat memudahkan dalam mencatat, melacak, dan memantau informasi terkait aset tetap. Kodifikasi diberikan pada struktur data aset tetap antara lain:

1. Gologan Aset Tetap
2. Jenis Aset Tetap
3. Tahun Perolehan
4. Fungsi
5. Lokasi
6. Portability

Output Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap

    Output dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan oleh sistem setelah data diproses dan direkam di dalam sistem tersebut. Output ini dapat berupa laporan, dokumen, grafik, atau tabel yang memberikan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Output pada sistem informasi akuntansi meliputi laporan-laporan seperti laporan aset tetap, laporan penyusutan, laporan pemeliharaan, dan laporan keuangan. Adapun beberapa output pada sistem informasi akuntansi aset tetap:

1. Surat permintaan otorisasi investasi: surat permintaan ini digunakan untuk meminta persetujuan untuk melakukan investasi pada aset tetap, seperti membeli atau mengganti mesin, peralatan, atau kendaraan. Surat permintaan ini dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat dalam hal investasi aset tetap.
2. Surat permintaan reparasi: surat permintaan reparasi digunakan untuk meminta perbaikan pada aset tetap yang rusak atau tidak berfungsi dengan baik. Surat permintaan ini biasanya mencantumkan deskripsi masalah dan estimasi biaya perbaikan yang diperlukan untuk memperbaiki aset tetap.
3. Surat permintaan transfer asset tetap: surat permintaan ini digunakan untuk meminta transfer kepemilikan aset tetap dari satu departemen atau lokasi ke lokasi atau departemen lain dalam perusahaan. Surat permintaan ini dapat membantu memudahkan pengelolaan aset tetap dan memastikan penggunaan yang lebih efisien.
4. Surat permintaan penghentian pemakaian asset tetap: surat permintaan ini digunakan untuk menghentikan penggunaan aset tetap tertentu dalam perusahaan, seperti mesin atau kendaraan yang sudah tidak diperlukan lagi. Surat permintaan ini biasanya mencantumkan alasan penghentian pemakaian dan tindakan apa yang akan diambil untuk menghilangkan aset tetap dari catatan perusahaan.
5. Surat perintah kerja: surat perintah kerja digunakan untuk memberikan instruksi kepada staf teknis untuk melakukan perbaikan atau perawatan pada aset tetap. Surat perintah kerja biasanya mencantumkan deskripsi masalah, tindakan yang harus diambil, dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki atau merawat aset tetap tersebut.
6. Surat order pembelian: surat order pembelian digunakan untuk memesan aset tetap baru, seperti mesin atau kendaraan, dari pemasok. Surat order pembelian biasanya mencantumkan jumlah dan jenis aset tetap yang dipesan, harga, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
7. Laporan penerimaan barang: laporan penerimaan barang digunakan untuk mencatat penerimaan aset tetap dari pemasok. Laporan ini mencantumkan informasi tentang jumlah dan jenis aset tetap yang diterima, tanggal penerimaan, dan kondisi barang yang diterima.
8. Jurnal transaksi: jurnal transaksi mencatat setiap transaksi yang terkait dengan aset tetap, seperti pembelian, perbaikan, atau penyusutan. Jurnal transaksi ini dapat membantu memastikan akurasi catatan akuntansi dan memudahkan pelaporan keuangan.
9. Bukti kas keluar: bukti kas keluar digunakan untuk mencatat pengeluaran yang terkait dengan aset tetap, seperti biaya perbaikan atau biaya pemeliharaan. Bukti kas keluar ini penting untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran yang terkait
10. Daftar penyusutan asset tetap: berisi informasi mengenai nilai buku, nilai residu, umur ekonomis, dan metode penyusutan aset tetap. Daftar ini memudahkan perusahaan untuk melacak nilai aset tetap dan menghitung besarnya penyusutan yang harus dicatat.
11. Bukti memorial: merupakan dokumen yang mencatat setiap transaksi yang terkait dengan aset tetap, seperti pembelian, perbaikan, atau penyusutan. Bukti memorial membantu perusahaan untuk memastikan bahwa catatan akuntansi aset tetap tercatat dengan benar dan akurat.
12. Prosedur pencatatan: berupa pedoman yang menjelaskan cara mencatat transaksi terkait aset tetap, seperti pengadaan, penyusutan, perbaikan, dan penghapusan. Prosedur ini membantu perusahaan untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
13. Praktik yang sehat: berupa rekomendasi atau saran mengenai praktik terbaik dalam pengelolaan aset tetap. Praktik yang sehat ini mencakup berbagai aspek, seperti pemeliharaan, penggunaan, penghapusan, dan audit aset tetap. Rekomendasi ini membantu perusahaan untuk memastikan bahwa aset tetap dikelola dengan efisien dan efektif.

Referensi

• https://fajarbaskoro.blogspot.com/2016/09/apsi-1-sistem-informasi.html#comment-form
• https://www.youtube.com/watch?v=Gk4_JBdvHc4
• https://www.pendidikan.co.id/pengertian-sistem-informasi/
• https://www.goodreads.com/book/show/36549423-sistem-informasi-akuntansi
• https://www.pasarmodalpedia.com/2019/06/pengertian-sistem-informasi-akuntansi-dan-fungsinya/